У меня есть многолетний опыт внедрения и последующего сопровождения информационных систем на различных предприятиях. Опыт, в большинстве случаев, был успешным – но здесь я хочу побеседовать, в первую очередь, о причинах, ведущих к неудаче в этом деле, предостеречь вас от возможных ошибок. Я означу собственный метод внедрения, который я использовал неоднократно и который помогает избежать большинства из них.

Первая и самая главная причина провала: некорректно поставленная цель для информационной системы .

Это один из основных вопросов для любого проекта вообще. Заказчик зачастую выбирает цель, которая не имеет к информационной системе никакого отношения, или же зависит от нее незначительно. Примеры: увеличение продаж, занятие большей доли рынка, создание другой культуры управления предприятием и т. д. Но если компания производит товар, спрос на который падает – как тут поможет информационная система? Проблему здесь должно решать подразделение маркетинга. Если нужно изменить культуру предприятия – это вопрос управления персоналом и генерального директора. У некоторых, однако, теплится надежда, что стоит отдать деньги за информационную систему - и проблемы, связанные с организаций бизнеса, решатся сами собой. Обещания продавцов, «впаривающих» дорогие, иностранного производства, многократно проверенные и построенные на «лучших мировых бизнес-практиках» системы лишь укрепляют эту веру. Но на деле компания с неэффективным стилем управления останется неэффективной, только уже с информационной системой. Если на вашу продукцию упал спрос, он тоже не изменится никак. Правда, информационная система позволит вам быстро и точно подсчитать убытки, в том числе и от ее внедрения.

Корректно поставленная цель внедрения информационной системы - залог успеха этого внедрения. Правильны цели, связанные с обработкой информации: хранение, поиск данных, задачи, связанные с расчетами, группировкой, анализом. При внедрении системы все это требовать меньше времени. Помните, однако, что ускорение неудачных процессов приведет к еще более неудачному результату для компании, чем было бы без системы.

Вот один из недавних случаев на переговорах с заказчиком. Заказчик хочет сменить систему конфигурирования изделия, надеясь, что это упорядочит работу производства. С его слов, новая система должна предоставить только ограниченный выбор доступных опций изделий. Тогда производству и отделу согласования будет проще работать, появится набор стандартных решений. У заказчика, однако, уже есть конфигуратор. Сразу возник вопрос: зачем менять? Ответ потрясающий: другой конфигуратор «заставит нас работать правильно», создать необходимую документацию на изделие, изменить схемы обработки заказов и скорректировать культуру работы с заказчиком. Получается, менеджеры понимают, в чем проблема, но расписываются в собственном бессилии изменить ситуацию и перекладывают трудности по реорганизации бизнес-процессов на подразделение, которое за это не отвечает. Как правило, такой проект завершается крахом или затягивается на долгие годы.

Даже если предположить, что специалисты-информационщики знают, как следует изменить бизнес-процессы (с логикой у нас порядок), у них все равно нет нужного административного ресурса, да и ожидаемый результат зависит, в первую очередь, не от программного обеспечения. Здесь явно путается следствие и причина. Допустим, есть предприятие А с информационной системой ABC. Предприятие работает стабильно, нет авралов, неразберихи, заказы выполняются в срок, есть планомерная деятельность отлаженного механизма. Можно сделать вывод, что все хорошо благодаря системе ABC, но это 100% не так. Наличие системы ABC у предприятия A, кончено же, вносит свой вклад в бизнес, но не является ключевым. Если руководство некоего предприятия Б решило внедрить у себя систему ABC в надежде, что после ее внедрения предприятие Б тоже будет работать так же, как A, его ждет сюрприз. Деньги будут потрачены, но ожидаемый эффект не наступит, т.к. методика работы на предприятии Б не изменится.

Эффективные цели

Повторюсь – цели, которые я считаю эффективными при внедрении информационной системы, связаны с ускорением существующих бизнес-процессов или созданием новых для обработки данных. Не стоит перекладывать на информационную систему задачи других подразделений, особенно без права влиять на эти процессы.

Внедрение информационной системы позволяет запустить бизнес-процессы, которые прежде не имели права на существование из-за неприемлемых сроков выполнения. Более того, я считаю, что запуск новых бизнес-процессов - обязательное условие для успешного внедрения системы. Очевидно, если раньше мы использовали напильник для выполнения работ, а теперь у нас станок, это будет другой процесс. Если планирование было налажено плохо, станок, из-за своей производительности, принесет компании еще больший убыток.

Итак, с целями мы определились, теперь осталось правильно составить техническое задание.

Техническое задание

Это вторая по важности составляющая успеха при внедрении информационной системы. Напомню, эффективная цель – ускорение бизнес процессов, которых может быть еще не существует. Заказчик только в общих чертах понимает, что ему нужно. Хорошим вариантом считается уже на первых этапах работы составить подробное многостраничное ТЗ. Это работает, особенно для исполнителя по контракту. Заказчик все подписывает, не до конца понимая, что именно сделает исполнитель. А между тем, за каждое новое поле или форму, не записанные в ТЗ, исполнитель запросто попросит с заказчика еще денег. В итоге заказчик получит процесс с неполными или избыточными данными, хотя формально контракт был выполнен в точном соответствии с требованием. Заказчик будет недоволен и во второй раз к этому исполнителю не обратится.

Получается, что не заказчик подписал неподходящее ТЗ, а исполнитель разработал и предложил совсем не то – не угадал, о чем мечтал заказчик. Замечаете парадокс? Исполнитель сам для себя пишет ТЗ, но при этом должен угадать, чего на самом деле хочет заказчик. В принципе, это возможно (для участников шоу «Битва Экстрасенсов»), но маловероятно. У меня был опыт создания подробных ТЗ, которые на этапе внедрения претерпевали изменения порядка 30%. Обычная история: в процессе работы над проектом у заказчика появлялись новые идеи, их приходилось учитывать, отказываясь от предыдущих решений. Потому я не сторонник очень подробных ТЗ. Они отнимают много времени, а в итоге будут скорректированы на этапе опытной эксплуатации и внедрения. Если не сделать корректировку, можно испортить отношения с заказчиком. При попытке сослаться на подробное ТЗ в ответ вы услышите – «ну, вы же специалисты, должны были сами все знать заранее».

Я считаю, в ТЗ должны быть отражены только общие блоки работ с описанием ожидаемых результатов. Пусть оно достаточно точно описывает, что хочет получить заказчик, и что должен сделать исполнитель. Корректировка ТЗ неизбежна из-за того, что при появлении нового инструмента у заказчика обязательно появятся новые бизнес-процессы. Попытка сохранить прежние бизнес-процессы приведет к провалу проекта. Конечно, не все старое отметается полностью, оно корректируется в соответствии с возросшими возможностями предприятия при наличии информационной системы. Максимум, на чем должно останавливаться ТЗ – списки документов для обработки системой с их образцами. Таким образом, составленное ТЗ не изменится по части общих требований, фактически оно будет уточняться в процессе внедрения, вплоть до конкретных полей и процессов. При этом исполнитель в любом случае знает ожидаемый объем работ. Для успешного проекта требуется 1-2 итерации: внедряется определенный объем выполненных работ, и по результатам заказчик согласовывает коррекцию с исполнителем. Время, которое можно было потратить на излишнюю детализацию ТЗ, гораздо эффективнее использовать для итерационных корректировок системы в соответствии с результатом тестовой эксплуатации.

Есть еще один вариант составления ТЗ: в нем декларируется конечная цель заказчика. И тут вы можете сразу заметить противоречия с предыдущем написанным тестом. Это случай составления проекта, в котором информационная система является только частью. У меня был опыт внедрения комплексной системы управления компаний, где основная сумма по контакту выплачивалась в случае, если заказчик получит увеличение оборота в два раза. Спрашивается, это как? Ответ прост: цели заказчика - автоматизация и оптимизация бизнес процессов копании, ускорение процесса работы с клиентами, точный учет затрат по контрактам, точный расчет бонусов менеджерам, участвующим в контрактах, финансовое планирование. Исходя из того, что все эти задачи не были решены, я подписал контракт. К сожалению, достигнуть 100% увеличения объема оборота у заказчика за 1 год не удалось, но 83% тоже хорошо. Мое вознаграждение было выплачено пропорционально.

Следующим важным документом для успешного выполнения работ является план-график работ.

План-график работ

План-график - документ, содержащий план конкретных работ, в котором описаны действия, которые должны выполнить как заказчик , так и исполнитель . План-график нужен для оперативного контроля за работой обеих сторон. Как правило, в нем перечисляются все системы и подсистемы со своими процессами, документами, отчетами, которые будут разработаны и внедрены. К примеру: действия заказчика, связанные с организацией рабочих мест, прокладкой коммуникаций, обучением персонала и т.д. На каждом пункте плана-графика может быть проставлена цена и длительность, это дает возможность делать взаиморасчеты между исполнителем и заказчиком. Работы, конечно, могут идти параллельно. Хорошо использовать диаграммы Ганта или что-то аналогичное, но не обязательно.

Запуск системы в работу

Запуску системы предшествует тестирование исполнителем системы на примерах заказчика. После получения положительных результатов начинается работа по реальному внедрению и запуску системы. Если опытная эксплуатация делается только на опытных примерах без участия рядовых исполнителей заказчика, без использования реальных задач, она не достигнет поставленной цели. Целью же является сбор замечаний, которые необходимо устранить для перевода в промышленную эксплуатацию. Данный этап правильнее было бы назвать расширенным тестированием с привлечением исполнителей заказчика. Реальная опытная эксплуатация начинается после внедрения системы при участии, как минимум, 50-70% процентах рабочих мест.

Персонал проходит обучение, для пользователей составляются краткие инструкции. Этот этап может длиться от нескольких минут до нескольких недель. Хорошо работают методы экстремального программирования, когда поступившие замечания от сотрудников исполнителя сразу устраняются квалифицированными разработчиками заказчика, желательно на месте у заказчика. Тем самым за одну, максимум две недели можно решить основную массу проблем, связанных с запуском и адаптацией системы. Без масштабного запуска с неукоснительным требованием руководства заказчика введение в эксплуатацию может затягиваться на долгие месяцы. Если нет жесткого требования руководства, люди будут работать по-старому. При любых нововведениях у людей лишь возникнет ощущение, что им кто-то мешает жить.

После этапа опытной эксплуатации сразу следует промышленная. Отличие между ними только в количестве замечаний, которые должны быть устранены, и в отсутствии критических проблем, при наличии которых эксплуатация становится невозможной.

В итоге мы получаем такие этапы запуска и внедрения системы:

• Тестирование с привлечением сотрудников заказчика на реальных примерах;
• Опытная эксплуатация с немедленным устраняем возникающих проблем;
• Промышленная эксплуатация.

Этот метод был проверен мной многократно на предприятиях различных масштабов. Сотрудники компании заказчика в некоторые моменты испытывают дискомфорт, как и сотрудники исполнителя. Но, к счастью, дискомфорт этот быстро сходит на нет, и предприятие переходит в планомерную работу при конструктивном подходе к решению возникающих задач.

Теги: Добавить метки

Основным направлением развития информационных систем в последние десятилетия стал системный подход, который рассматривается не только как методология исследования, но и как современный способ управленческого мышления, дающий целостное представление об организации, существующей в сложной рыночной среде.

Важнейшим методом реализации системного подхода в исследованиях является системный анализ, суть которого состоит во всестороннем изучении всех важных аспектов объекта исследования.

Для системы управления предприятием основными аспектами являются следующие факторы:

• цель деятельности организации;
• взаимосвязь общей цели организации с целями и задачами каждого из подразделений предприятия;
• выполнение каждым работником своих функций, вытекающих из поставленной задачи;
• наличие взаимосвязей между различными элементами системы управления;
• наличие органа управления предприятием;
• обязательная обратная связь между элементами системы - наличие функции контроля.

Система управления предприятием состоит из трех взаимосвязанных подсистем: информационной, управляющей и объекта управления (рис. 4. ). Управляющая подсистема (управленческий аппарат организации) объединяет сотрудников предприятия, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям. Объект управления реализует задачи по выполнению плановых заданий, выработанных управленческим аппаратом. Обе подсистемы связаны между собой прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации (управляющие воздействия), направляемой от управляющей подсистемы к объекту управления в виде приказов, планов, распоряжений. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений и состоянии объекта управления, которая обрабатывается при помощи информационной подсистемы.

Для информационных систем управления предприятием характерны следующие особенности и свойства:

• общая цель управления для систем любого уровня;
• наличие большого числа системных элементов, связанных между собой каналами передачи данных;
• функционирование систем всех уровней в условиях их взаимодействия с внешней средой;
• постоянное взаимодействие пользователей и технических средств в процессе реализации функций управления;
• ориентация системы на автоматизацию обработки информации;
• управление с использованием системы обратной связи.

Для того, чтобы иметь хорошую информационную систему (ИС), отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации.

Планирование развития информационной системы должно начаться с оценки использования информации и информационной технологии во всей организации и с оценки существующей информационной системы. Информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов усиления организации, а не как отдельные проекты. Другими словами, построение информационной системы является не самоцелью, а способом достижения целей предприятия. Поэтому создание информационной системы, особенно построение системы, охватывающей все виды деятельности предприятия, должно начинаться не с выбора команды программистов и не с выдачи задания перевода существующего порядка выполнения операций и процессов на компьютерную технологию. Необходимо начинать с определения миссии организации, определения ее стратегических задач, долгосрочных и краткосрочных целей, их взаимосвязи с текущей ситуацией в организации и в отрасли.

Как уже отмечалось в разделе 1, невозможно оценить эффективность информационной системы предприятия без рассмотрения ее целей, для достижения которых она используется. Нельзя говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально улучшить рыночную позицию компании, без анализа ключевых показателей ее деятельности. Определение стратегии бизнеса и отражение этой стратегии в целях и задачах информационной системы, является главным в принятии решения о внедрении и использовании на предприятии той или иной компьютерной информационной системы. Для оценки необходимости внедрения информационной системы на предприятии необходимо выяснить поможет ли система получить ответы на следующие вопросы:

• достичь или превзойти уровень эффективности работы конкурентов?
• улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов?
• улучшить взаимоотношения с клиентами?
• увеличить объем продаж?
• уменьшить время исполнения заказов?
• уменьшить инвестиции в запасы товаров?

Перед тем, как начать внедрение информационной системы, необходимо по каждому из перечисленных выше вопросов, на которые были получены положительные ответы, определить измеримые (в абсолютном выражении или в процентах) показатели улучшения. В последствии после окончания внедрения эти значения будут использованы при оценке эффективности внедрения системы.

Основными причинами создания информационных систем обычно являются следующие:

• расширение бизнеса и увеличение объемов производства (продаж);
• необходимость централизации бухгалтерского и управленческого учета;
• необходимость внедрения системы планирования и бюджетирования;
• повышение уровня контроля;
• повышение оперативности и достоверности информации.

Несмотря на то, что причин создания информационной системы может быть несколько, цель ее внедрения всегда должна быть одна. Цель определяет направление деятельности и смысл создания информационной системы.

Процесс достижения цели разбивается на ряд задач. Задача представляет собой совокупность действий, выполняемых в процессе достижения цели. В процессе достижения основной цели создания ИС решаются следующие основные задачи:

• централизованное хранение и обработка данных;
• упорядочение потоков информации;
• стандартизация процедур и документов;
• оптимизация, регламентация функциональных ролей и обязанностей сотрудников.

Разработка и внедрение информационных систем - сложный и кропотливый процесс, который требует перемен в системе управления компанией и больших затрат труда, времени и других ресурсов. Создание информационной системы возможно одним из следующих способов:

• разработка силами программистов предприятия;
• заказ разработки у специализированного предприятия;
• приобретение готового программного обеспечения.

Каждый из способов создания ИС имеет свои преимущества и недостатки. Они приведены в таблице 4.

Таблица 4. Преимущества и недостатки различных способов создания ИС

Способ создания информационной с

В основе деятельности по созданию и использованию компьютерных информационных систем лежит понятие жизненного цикла программного обеспечения.

Жизненный цикл программного обеспечения определяется как период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания программного обеспечения и заканчивается в момент его полного изъятия из эксплуатации. Важная особенность жизненного цикла информационных систем состоит в том, что он заканчивается не в результате физического износа информационной системы, а в результате ее морального устаревания, то есть в результате прекращения удовлетворения требований пользователей. На этапе завершения жизненного цикла модификации информационной системы могут быть либо экономически не обоснованы, либо, в силу различных обстоятельств, невозможны, что влечет за собой необходимость разработки нового программного обеспечения информационной системы.

Моделью жизненного цикла называют определенную последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач на протяжении жизненного цикла. Модель жизненного цикла представляет собой упорядоченные во времени, взаимосвязанные и объединенные в этапы работы, выполнение которых необходимо и достаточно для создания программного обеспечения, соответствующего заданным требованиям. Под этапом создания программного обеспечения понимают часть процесса создания программного обеспечения, ограниченную некоторыми временными рамками и заканчивающуюся выпуском конкретного продукта (программных компонентов, документации), определяемого заданными для данного этапа требованиями. Выделение тех или иных этапов создания программного обеспечения зависит от используемого программного обеспечения (готовая система, собственная разработка). Для рационального планирования работ отдельные этапы могут быть опущены или объединены друг с другом.

Модель жизненного цикла программного обеспечения включает в себя следующие этапы:

Формирование и анализ требований - проведение обследования деятельности предприятия, выявление предварительных требований, необходимых функций, внешних и внутренних информационных потоков, анализ существующих способов решения проблемы, построение модели деятельности.

Проектирование - разработка системного проекта (что должна делать система), определение архитектуры системы, ее функций, способов взаимодействия с внешней средой, разработка технического проекта.

Реализация - работы по созданию (или настройке) программного обеспечения и его компонентов в соответствии с заданными требованиями, тестирование программного продукта, обучение персонала.

Внедрение - установка системы, интеграция ее компонентов и необходимого оборудования, перенос данных, передача программного обеспечения заказчику.

Эксплуатация и сопровождение - внесение изменений в целях исправления ошибок, повышения производительности, адаптации к меняющимся условиям работы или требованиям.

Модель рабочей группы - это роли и задачи участников проекта создания информационной системы. В модель рабочей группы включаются:

Заказчик - будущий владелец или пользователь информационной системы. Обычно в качестве заказчика информационной системы выступает предприятие в лице ее руководителя. Если рассматривается проблема автоматизации отдельного рабочего места, то в роли заказчика может выступать будущий пользователь системы.

Аналитик (разработчик) системы - специалист, который анализирует деловые задачи и проблемы предприятия, формирует требования к информационной системе, готовит на их основе решения и контролирует реализацию этих решений в готовой системе. Именно на аналитиках системы лежит вся ответственность на стадии формирования и анализа требований, на стадии формирования технического задания.

Пользователь - работник, который осуществляет взаимодействие с информационной системой на своем рабочем месте в рамках своих функциональных обязанностей.

Конечно, это далеко не полный перечень персонала, занятого на всех этапах создания информационной системы. Можно говорить о программистах - специалистах, которые осуществляют кодирование требований, выявленных в процессе анализа, на языках программирования; тестерах - специалистах, которые занимаются тестированием готовой системы в реальных условиях с целью выявления всех ошибок функционирования; специалистах по базам данным, которые создают структуру базы данных и занимаются ее оптимизацией в соответствии с требованиями, поставленными в техническом задании. Необходимость привлечения этих специалистов зависит от масштаба и способа создания информационных систем. В случае создания информационной системы с использованием готового программного обеспечения для небольшого и среднего предприятия можно обойтись только ролями заказчика, аналитика и пользователя.

Наиболее важным этапом жизненного цикла информационной системы является этап формирования и анализа требований к информационной системе, или просто этап анализа. Этот этап начинается в момент принятия решения о создании информационной системы и заканчивается разработкой технического задания на создание системы. Для больших и коммерческих проектов по созданию информационных систем принято выделять внутри этапа анализа - этап предварительного обследования или этап диагностики.

Качество анализа и документов, подготовленных на этапе формирования и анализа требований к ИС является основой качества всей системы. Данный этап целесообразно проводить вне зависимости от того программного обеспечения (готовая система или собственная разработка), которое предполагается использовать. Качество выполнения этапа зависит не столько от опыта и качества работы группы разработчиков и программистов, сколько от активности всех заинтересованных лиц предприятия, принимающих участие в проекте создания информационной системы. От того, насколько полно будут выявлены проблемы предприятия, насколько точно будут сформулированы требования к информационной системе, будет зависеть результат создания информационной системы.

Если основная ответственность за качество выполнения последующих этапов (проектирование, реализация, сопровождение) лежит на технических специалистах (аналитик, программист), то качество этапов анализа и внедрения, в равной степени зависит от аналитиков и заказчиков информационной системы. Лица, принимающие участие в разработке информационной системы, должны четко понимать цели и задачи этих этапов, состав работ, выполняемых на каждом этапе, и представлять, какие документы должны быть получены по их окончании.

Формирование и анализ требований - это наиболее трудоемкий и ответственный этап создания информационной системы. Именно здесь формируется концепция будущей информационной системы, закладываются основы технологии автоматизированной деятельности.

Как мы уже говорили, диагностика - это подготовительный этап работы. Его основной задачей является предварительный анализ деятельности предприятия и требований к информационной системе: рассматриваются существующие механизмы управления, схемы снабжения и реализации товаров, движение финансовых и товарных потоков, анализируется существующий документопоток.

По окончании его выполнения заказчики в лице первых лиц предприятия должны понимать, в чем будут состоять преимущества внедряемой системы, ее отличия от существующей, основные функциональные возможности новой информационной системы, а также объем необходимых финансовых и временных затрат для выполнения последующих этапов. Следует подчеркнуть, что лица, принимающие решение о создании информационной системы, должны понимать и оценивать ее функциональные возможности не только на основании текущих потребностей в автоматизации, но и на основании стратегии развития предприятия на ближайшие 5-7 лет.

На этапе анализа определяются границы создаваемой информационной системы - какие подразделения, приложения и бизнес-процессы будут включены в создаваемую информационную систему. По окончании анализа первичных требований осуществляется планирование дальнейших работ, уточняются сроки создания и внедрения информационной системы, определяются объемы финансирования, необходимые для выполнения каждого этапа.

На этом этапе основные усилия направлены на изучение и точное описание тех бизнес-процессов, которые предполагается реализовать в системе в ходе предстоящего внедрения. Целью является выявление требований заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа заказчика и аналитика на протяжении всей фазы анализа. В рамках анализа проводится:

• выявление требований, предъявляемых к будущей системе;
• определение организационной структуры предприятия, его территориального расположения (для вновь создаваемого предприяитя);
• определение перечня целевых задач (функций) предприятия;
• распределение функций предприятия по его отдельным подразделениям (сотрудникам);
• исследование используемых на предприятии средств автоматизации.

Результатом должно быть формализованное описание функций каждого подразделения предприятия и их взаимодействия между собой и с внешней средой, то есть должны быть построены функциональные модели предприятия - модель «как есть» и модель «как должно быть».

Построение модели «как есть». Эта модель является описанием существующей организационной, информационной, технологической структуры предприятия на момент начала создания информационной системы. Модель должна отражать функционирование предприятия с позиций системного анализа, показать схемы управления, движение товарного и финансового потоков, документопотоков.

Построение модели «как должно быть». На основании анализа модели «как есть» выявляются «узкие места» и наиболее острые проблемы в технологической цепочке предприятия, решение которых позволит снизить затраты, уменьшить риски, повысить оперативность и качество управленческих решений. С учетом решения выявленных проблем строится модель «как должно быть», отражающая представление о новых технологиях работы предприятия.

Заметим, что построенные модели могут иметь самостоятельное практическое значение. Например, модель «как есть» позволяет выявить узкие места в существующих технологиях предприятия и предложить рекомендации по их последующему решению.

По окончании этапа анализа формулируется и согласовывается документ, который будет являться концепцией разработки информационной системы на предприятии. Основное назначение этого документа заключается в следующем:

• Доведение до сведения управленческого персонала и всех заинтересованных лиц последовательности целей и задач проекта, сроков его реализации.
• Доказательство необходимости и важности проекта. Четкая формулировка экономических преимуществ и реальности выполнения задач проекта.
• Оценка границ проекта, перечисление участков и бизнес-процессов, которые будут автоматизированы, указание ограничений проекта. Согласование всех условий проекта между заказчиками и разработчиками.
• Распределение ответственности, прав и обязанностей по реализации проекта между разработчиками и лицами, заинтересованными в информационной системе.
• Регламентация процедуры внесения изменений в проект и решения спорных вопросов.

Следующим этапом разработки является этап проектирования, имеющий цели:

• Получение детального описания будущих бизнес-процессов, как они определены по результатам анализа.
• Получение детального описания взаимодействия пользователей и внешних подсистем.
• Получение детального описания данных, которые должны быть конвертированы в новую систему для ее запуска в эксплуатацию.

Описания, созданные на этапе проектирования должны иметь уровень детализации и содержание, достаточные для того, чтобы позволить разработчикам вести на их основании создание программно-аппаратной реализации информационной системы. Результатом этапа проектирования является разработка системного проекта. После согласования системного проекта с заказчиком осуществляется разработка предложений по автоматизации, включающая:

• определение состава информационной системы, основных ее модулей, способов взаимодействия между ними;
• разработка стратегии автоматизации, выявление приоритетных участков, определение очередности проектирования и внедрения подсистем;
• распределение функций между пользователями и информационной системой.

На основании принятых решений о стратегии автоматизации и согласованного системного проекта осуществляется разработка технического проекта .

Технический проект отвечает на вопрос «Как построить систему, чтобы она удовлетворяла предъявленным к ней требованиям?». В техническом проекте определяются: общая информационная модель системы, функциональная модель системы в целом и отдельных ее модулей, способы взаимодействия между отдельными модулями информационной системы, а также экранные формы, отчеты, диалоги, используемые в системе.

На основании технического проекта осуществляется реализация информационной системы - кодирование системы с использованием языков программирования. Результатом реализации является готовая система, удовлетворяющая всем согласованным требованиям, описанным в системном проекте.

На этапе внедрения, который следует за реализацией , происходит установка системы, ее интеграция с другими системами предприятия, обучение пользователей. Очень часто для ввода информационных систем в эксплуатацию требуется ввод начальных данных и перенос данных, имеющихся в старой системе, в новую. На этапе внедрения осуществляется передача программного обеспечения и соответствующей документации заказчику, что обычно фиксируется в виде акта о выполненных работах.

Заметим, что при внедрении готового программного обеспечения, этапы проектирования и внедрения обычно объединяются, а этап реализации отсутствует. Это связано с тем, что готовое программное обеспечение уже имеет определенную структуру, в нем описаны стандартные функции и способы их использования. Пользователям остается только определить регламент и права доступа к тем или иным операциям для отдельных групп пользователей.

Завершающими этапами являются эксплуатация и сопровождение.

Эксплуатация и сопровождение решают следующие основные задачи:

• поддержка информационной системы в рабочем состоянии в соответствии с пользовательской документацией;
• сопровождение, то есть внесение изменений в программное обеспечение в целях исправления ошибок, повышения производительности или адаптации к изменившимся требованиям. При этом вносимые изменения не должны нарушать концепцию информационной системы, ее структуры.

Одной из задач построения формальных моделей бизнес-процессов является переход к их компьютеризации. Сущность работ по формированию таких моделей состоит в том, чтобы перечислить и закрепить бизнес-процессы и функции, и определить взаимодействие между элементами организационно-функциональной структуры.

Бизнес-процесс - целенаправленная деятельность по преобразованию исходных материалов и информации в конечный продукт, услугу, информацию в соответствии с предварительно установленными правилами.

Функция (или процедура) - упорядоченная последовательность операций, предназначенная для получения промежуточного результата бизнес-процесса.

Операция - ряд упорядоченных действий, рассматривать которые в отдельности в рамках создаваемой модели нецелесообразно.

Одним из основных этапов, как было показано выше, создания информационной системы предприятия является этап «формирование и анализ требований». В рамках этого этапа осуществляется моделирование бизнес-процессов организации - процесс отражения существующего в организации потока работ в виде модели процессов. Основой моделирования любого процесса является детальное описание его содержания.

Среди современных методов построения моделей бизнес-процессов ключевое место занимает структурное и объектно-ориентированное моделирование.

Структурный подход к моделированию бизнес-процессов заключается в представлении бизнес-процессов в виде последовательности функций с декомпозицией до неделимых операций.

Достоинством структурного подхода является графическая простота и наглядность представления бизнес-процессов. Существенным недостатком структурного подхода является некоторая субъективность детализации операций и, как следствие, большая трудоемкость в построении моделей.

Объектно-ориентированный подход основан на представлении предметной области в виде объектов, взаимодействующих между собой посредством передачи сообщений. Основным понятием объектно-ориентированного подхода является объект. Каждый объект характеризуется некоторым набором присущих ему свойств и операций, выполняемых этим объектом. Для описания бизнес-процессов с использованием объектно-ориентированной методологии в настоящее время широко применяется унифицированный язык моделирования UML (Unified Modeling Language).

Структурный и объектно-ориентированный подходы имеют свои преимущества и недостатки. Выбор того или иного подхода определяется конечными целями и задачами моделирования.

Остановимся более подробно на структурном подходе к моделированию бизнес-процессов, в основе которого лежит метод структурного анализа или SADT-методология (Structured Analysis and Design Technique - технология структурного анализа и проектирования). Первоначально метод SADT применялся для моделирования технологических процессов. В 1970-х годах он стал использоваться вооруженными силами США, после чего в 1993 году был принят в качестве федерального стандарта США под наименованием IDEF0 (Integration computer aided manufacturing Definition).

Метод SADT представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели бизнес-процесса. Функциональная модель SADT представляется в виде последовательности взаимосвязанных бизнес-процессов.

В SADT функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текста и глоссария. Диаграммы - главные компоненты модели. Достоинством SADT-диаграммы является ее достаточно простое графическое представление, отражающее такие характеристики системы как управление, обратная связь, исполнители.

В SADT-диаграммах используется всего два графических элемента:

• функциональный блок - описание функций, операций, действий;
• интерфейсная дуга, связывающая два функциональных блока.

Каждый блок (рис. 5. ) может иметь входы четырех типов:

• вход (входная информация);
• выход (выходная информация);
• управление (управляющая информация);
• механизм (исполнитель, который осуществляет операцию; информационная система и пр.).

Входы одного блока могут быть выходами или управлением для других.

Рассмотрим в качестве примера построение функциональной модели процесса закупки книжным магазином книжных товаров для формирования розничного ассортимента. Краткое описание работы отдела закупок книжного магазина было дано в разделе 2. Здесь мы рассмотрим основные функции, которые составляют бизнес-процесс закупки.

Функциональная модель начинается с построения общего описания процесса - контекстной диаграммы (диаграмма нулевого уровня). На этом уровне весь процесс рассматривается как один функциональный блок со всеми связанными обрабатываемыми и управляющими объектами. На контекстной диаграмме необходимо отразить цель анализа и точку зрения, с которой рассматривается модель. Например, «Описание процесса управления закупками в целях его автоматизации и интеграции в единую автоматизированную систему управления организацией». В качестве «точки зрения» выберем позицию руководителя отдела, что обеспечит учет значимых факторов, а также информационных и физических взаимосвязей процесса управления закупками и основных бизнес-процессов.

Контекстная диаграмма процесса закупки приведена на рис. 6.

Затем контекстная диаграмма детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных между собой интерфейсными дугами. Они определяют основные функции исходного бизнес-процесса. Данная декомпозиция выявляет полный набор подфункций, каждая из которых показана как блок.

Декомпозиция процесса «Управление закупками» может быть представлена следующими задачами:

• планирование закупки - оценка потребностей покупателей, работа с планами выпуска издательств, формирование предварительных заказов на новые издания;
• работа с поставщиком - сбор информации о потенциальных поставщиках издательской продукции, регистрация их в информационной системе, заключение договоров на поставку товара, отслеживание баланса закупка-оплата поставщика и т.д.;
• формирование заказа - формирование заказа на поставку товара на склад книготоргового предприятия.

Для построения и анализа моделей деятельности организации (предметной области) используются специальные программные средства - CASE-средства. Они обеспечивают наглядное представление информации и подготовку проектной документации необходимого качества.

На рис. 7. изображена декомпозиция бизнес-процесса «Управление закупками», построенная с использованием одного из таких CASE-средств - BPwin (разработчик PLATINUM technology).

Диаграммы следующих уровней детализируют предыдущий. Детализация задачи «Планирование закупок» изображена на рис. 8.

Декомпозиция каждой функции может осуществляться до тех пор, пока на диаграмме не будут отображены элементарные операции. Число уровней декомпозиции не ограничено и определяется целями моделирования. Обычно для структурного анализа бизнес-процессов используется 2-3 уровня декомпозиции. Последующие уровни декомпозиции требуются для построения алгоритмов обработки информационных потоков при проектировании и разработке информационных систем, а также для разработки инструкций для исполнителей бизнес-процессов.

Необходимость описания бизнес-процессов предприятия может возникнуть не только в процессе создания информационных систем. Описание бизнес-процессов может использоваться для:

• оценки и анализа эффективности бизнес-процесса;
• оптимизации бизнес-процесса по определенным показателям эффективности;
• формирования эффективной системы управления;
• Какова цель, когда начинается и чем завершается этап анализа жизненного цикла программного обеспечения?
• Какие функциональные модели должны быть разработаны на этапе анализа?
• Что такое процесс, функция и операция?
• В чем состоит структурный подход к моделированию бизнес-процессов?

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• Глава 1. Информационные технологии и информационные системы в управлении
• 1.1 Классификация информационных технологий и систем
• 1.2 Взаимосвязь организаций и информационных систем
• 1.3 Виды информационных систем в организации
• 1.4 Использование информационных систем в управлении
• 1.5 Информационные технологии и новые организационные формы компаний
• Глава 2. Интегрированная система управления промышленных предприятий России
• 2.1 Структурные блоки ИСУ и их функции
• 2.2 Интегрированная система управления как инструмент управления компаниями
• 2.3 Принципы построения интегрированной системы управления компанией
• 2.4 Этапы внедрения интегрированной системы управления
• Глава 3. Результаты внедрения новой информационной системы
• 3.1 Стратегия и миссия фирмы
• 3.2 Технологическое обеспечение фирмы
• 3.3 Техническое задание
• 3.4 Вид исходящих данных
• 3.5 Эффективность внедрения, общие оценки
• 3.6 Прогнозируемый экономический эффект
• Заключение
• Список литературы

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное значение, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Существует множество определений данному термину, например:

Информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Существует связь между информационными технологиями и менеджментом. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, изменения валютного курса, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Компьютеры могут быстро и точно просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:

Помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

Являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

Способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

Подключают к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности. Цель данной работы исследовать - эффективность внедрения новой информационной системы, рассмотреть результаты ее использования.

Глава 1. Информационные технологии и информационные системы в управлении

1.1 Классификация информационных технологий и систем

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, связь между информационными системами и информационными технологиями.

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таблица 1. Классификация информационных технологий.

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы - это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

1.2 Взаимосвязь организаций и информационных систем

Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Рассмотрим воздействие информационных систем на организацию, а также воздействие организаций на информационные системы.

Технический взгляд на организацию позволяет рассматривать способы превращения входо в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения.

Технические и поведенческие представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно, в микроэкономической теории информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов фирм, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для фирм, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.

Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры фирмы растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных - с другой. Изменение в одном из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит от того, что системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации.

Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет информацией) и установленные изменения «сущности».

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.

1.3 Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный ; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов . Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 2. Типы информационных систем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.

1.4 Использование информационных систем в управлении

Системы поддержки управления (Managerial Support Systems ).

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки транзакций, накопления данных и группового ПО. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.

Организационные системы являются важными для управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым ПО. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций.

Стратегическая роль информационных систем в менеджменте.

Каждый из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами.

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами.

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом конкурируя одним из двух способов:

Стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;

Дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени, и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается.

1.5 Информационные технологии и новые организационные формы компаний

Новые формы организации бизнеса с использованием современных средств передачи данных.

В развитых странах электронная коммерция в виде продаж товаров и услуг с использованием доступа по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую модель поведения покупателей, что любую вещь перед приобретением необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если электронные платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима.

В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам и/или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг - outsourcing (англ.) буквально - процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое развитие на Западе аутсорсинг получил по ряду причин.

Во-первых, это рост интенсивности конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней необходимость достижения наивысшей эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять относительно независимые функции бизнеса с наибольшей, практически недосягаемой эффективностью.

Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными своей продукцией и услугами по всему миру. Для этого, в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном этапе.

Третий момент, прежде всего, связан с увеличивающейся ролью малых предприятий в мировом бизнесе. Аутсорсинг дает возможность глобального присутствия какой-либо компании на рынках многих стран без необходимости практически пропорционального роста персонала для обслуживания новых рынков сбыта и/или производственных мощностей. То есть относительно небольшая компания может, с привлечением малых предприятий, работать по всему миру из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением поставленных задач в рамках выбранной стратегии.

Рассмотрим структуру организации, которая является подрядчиком для аутсорсинговых компаний. Новый подход к организациям предприятия с разделением полномочий между его подразделениями получил название «динамической сетевой организации» или организации с модельной структурой. Сетевая структура означает распределение основных функций между отдельными подразделениями и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным офисом или «брокером». Главное отличие такой структуры в том, что основные операции, такие как производство, разработка новой продукции, сервис, бухгалтерский учет не собраны под одной крышей, а выполняются отдельными организациями (подразделениями) по контракту или по какой-либо другой договоренности. Связь центрального офиса с данными организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных средств и глобальной сети передачи данных. Революционность такого подхода к созданию бизнес-организации состоит хотя бы в том, что полагаясь на привычные определения и понятия трудно представить, что из себя представляет и где именно находится подобная организация. В качестве примера можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта (ядро, оболочка), как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов.

Для связи с партнерами и подразделениями широко используются возможности глобальной сети, такие как электронная почта и видеоконференции.

Несмотря на то, что в области применения сетевых технологий компьютерщикам «все карты в руки», самой первой компанией, которая в ходе расширения и глобализации бизнеса применила модульную структуру и добилась оглушительного успеха, была Nike - лидер американского рынка по производству и продаже спортивной одежды и инвентаря.

Рис. 1. Укрупненная структура сетевой организации на примере подразделения спортивного инвентаря компании Nike.

Сетевая или модульная структура дает множество преимуществ. В первую очередь - это возможность сконцентрировать усилия персонала на решении нескольких основных задач, заказывая выполнение других функций, таких как доставка, бухгалтерский учет, а также производство специалистам вне компании. Модульная корпорация представляет собой костяк, окруженный гибкой сетью наилучших поставщиков необходимых услуг, которые как модули в конструктуре могут быть задействованы или исключены по мере необходимости.

Важнейшим преимуществом является присутствие организации во многих странах мира, а также возможность завоевывать рыночные позиции везде, где есть такая возможность. Сетевая организация консолидирует ресурсы по всему миру с целью добиться наилучшего качества продукции при максимально низкой стоимости, что является одним из решающих факторов для достижения устойчивого преимущества над конкурентами. Преимуществом является также гибкость в выборе рабочей силы, поскольку выполнение любой функции, будь то инженерная разработка или сервис можно заказать, условно говоря, любой профильной компании в какой угодно точке мира. Причем компании-исполнители каждой функции могут быть заменены более предпочтительными без особых ограничений, таких как необходимость приобретения завода и необходимого оборудования. Модульная организация может постоянно менять свою структуру для того, чтобы выходить на рынок с новой продукцией. Другой, не менее важный аспект - это более высокая производительность и удовлетворенность выполняемой работой теми, кто работает в головном офисе, благодаря существенно более гибкой структуре предприятия. Причем структура сетевой (виртуальной) корпорации - наиболее гибкая из всех возможных форм существования деловых организаций.

Одним из наиболее существенных недостатков сетевой структуры является слабость непосредственного контроля над всеми процессами. Руководители предприятия не имеют возможности наблюдать за ходом выполнения поручений, поскольку большинство подчиненных удалено географически и доступно только по каналам электронной и телефонной связи. Вторая, и не менее серьезная проблема касается сильной зависимости от работы смежников. Если нанятая фирма провалит заказанные поставки, работы, услуги, уйдет из бизнеса или сгорит завод, где заказано производство конкурентной продукции, то весь бизнес окажется под угрозой провала. Эта неопределенность усугубляется тем, что смежники не находятся под одной крышей и в силу своей удаленности не находятся под непосредственным контролем руководства. Третья причина - сложность работы с удаленными работниками в силу зачастую малой преданности общему делу. У сотрудников может возникнуть стойкое ощущение ненадежности их рабочих мест в связи с большой возможностью замены их деятельности контрактными соглашениями со сторонними организациями. В модульной корпорации гораздо сложнее создать сплоченный коллектив, а также текучесть кадров, как правило, выше, чем в традиционных структурах организаций. При каждой смене линии продукции или рыночной ниши сетевая фирма вынуждена перетасовывать сотрудников для достижения оптимального набора квалификаций (skill mix).

В целях преодоления некоторых аспектов недостаточного контроля и повышения вовлеченности сотрудников в общее дело необходимо использовать средства содействия групповой работе.

Особенность глобальной сетевой корпорации состоит также в том, что возникает необходимость в руководителях, которые подготовлены к работе в различных странах. Несмотря на то, что основные функции управления: планирование, организация, лидерство, контроль не меняются от того, проходят операции компании в одной стране или нескольких одновременно, существуют факторы различия в окружающей среде, которым необходимо соответствовать:

Социально-культурные различия между странами;

Различия в экономическом развитии;

Отличия в законодательстве.

Таким образом, это повышает долю риска для бизнеса. Внутренняя структура международной компании должна соответствовать нескольким наборам параметров внешней среды, формирующим различные культуры, внутри которых находятся клиенты компании, а также поставщики продукции и различного сервиса, что наиболее важно для аутсорсинга.

Средства групповой работы для виртуальной корпорации.

База данных для отслеживания переговоров.

База данных виртуальной (сетевой) корпорации должна содержать наряду с персональной информацией по сотрудникам, участвовавшим в процессе переговоров, также файлы, отражающие всю историю обмена сообщениями по электронной почте, и файлы записи сеансов видеоконференций. Рассмотрим влияние такой системы на функционирование корпорации.

1. Усиление контроля со стороны руководства. Как было описано выше, слабый контроль над подчиненными - это один из наиболее существенных недостатков модульной корпорации. С другой стороны, для достижения устойчивого преимущества над конкурентами необходим надежный контроль над тем, как выполняются текущие задачи и претворяется в жизнь корпоративная стратегия. Система раннего оповещения того, что реально имеет место отклонение от направления, сформулированного в стратегии компании, при жесткой конкуренции приобретает исключительную важность. В условиях нестабильной среды бизнеса потеря эффективности может иметь фатальные последствия. В случае, когда проект выполняется географически удаленными сотрудниками, которые для связи с центральным офисом и между собой используют сеть Интернет, традиционные методы мотивации и контроля могут не дать необходимого эффекта. Руководителям подобной организации необходима надежная система мониторинга удаленных сотрудников.

2. Управление конфликтами. При работе с удаленными сотрудниками конфликты могут возникать чаще, чем в обычных условиях. Отсутствие межличностного общения между сотрудниками, начальством и подчиненными приводит к росту случаев сомнений, двусмысленности, неспособности определить проблемы. В самом деле, используя только электронную почту непросто объяснить работнику, сорвавшему сроки сдачи своей части общего проекта, что он не прав. В случае, когда конфликт пустил достаточно глубокие корни, база данных по переговорам может реально помочь. Люди, ответственные за разрешение конфликтов, могут просмотреть архивы на интересующего сотрудника и определить, что данный сотрудник сказал, написал и при каких обстоятельствах. Второй момент связан с тем, что в случае, когда все сотрудники проинформированы о подобной практике с архивированием сообщений и сеансов видеоконференций, ответственность тех, кто участвует в корпорации, возрастет многократно.

К сожалению, у подобного явления может быть и обратный эффект, а именно, ухудшение отношений между сотрудниками корпорации. В особенности если появляется ложь по поводу регистрации видеоконференций и сообщений, поиск врагов и виноватых. Сотрудники неизбежно начнут использовать телефонную связь и прочие ухищрения для того, чтобы предотвратить занесения в базу данных сеанса связи.

Система защиты информации и система сетевого он-лайн голосования.

В случаях, когда сетевая структура предприятия становится достаточно разветвленной и сложной, возникает необходимость в проведении процедуры голосования по вопросам, затрагивающим как интересы многих сторон, так и касающимся общей стратегии предприятия. Ввиду того, что целые подразделения сетевой фирмы находятся на значительном расстоянии, то организация совместных заседаний ответственных лиц может оказаться неоправданно дорогой процедурой. В связи с этим фактом целесообразно организовывать процедуру голосования и обработку результатов с использованием сетевых технологий. Для идентификации и защиты результатов голосования можно использовать надежную технологию цифровой подписи.

Кроме совершенствования и упрощения механизма принятия решений система голосования может облегчить решение серьезных конфликтов с участием многих сторон.

Организация информационной поддержки удаленных сотрудников с использованием электронной почты.

Зачастую, у сотрудника, не находящегося в офисе, возникает серьезная проблема «оторванности» от работодателя, коллектива, рабочей группы. Возникает чувство незащищенности, сотрудник не сдает работу вовремя и начинает искать более «надежное» рабочее место в офисе, с собственным рабочим местом и прочими атрибутами, удовлетворяющими его стремление к стабильности.

Для того чтобы снизить психологический дискомфорт, необходимо организовать информационную поддержку удаленных сотрудников. Суть подобной системы заключается в том, что информация о состоянии проекта, сроках сдачи отдельных фрагментов общей работы, а также о том, на какой стадии разработки своего участка находится каждый из сотрудников, рассылается всем участникам проекта. Подобные списки рассылки часто применяются, когда к проекту подключено много сотрудников, общение с которыми происходит преимущественно посредством электронной почты, в особенности, если каждый сотрудник выполняет относительно независимый участок работ. Примером может служить работа бригады обозревателей новостей в журнале. По большей части в современных изданиях корреспонденты работают удаленно без необходимости присутствия в редакции, собирая информацию о новинках в сети Интернет или самостоятельно посещая выставки и различные тематические мероприятия. Готовые работы пересылаются по электронной почте. В результате применения информационной рассылки, повышается информированность сотрудника о текущих делах редакции, снижается неизбежное при удаленной работе чувство отчужденности, растет «включенность» в общее дело. Серьезно повышается продуктивность и качество работы сотрудников, снижаются такие «родовые» проблемы сетевой корпорации как текучесть кадров, срывы сроков сдачи работ.

Возможные варианты технической реализации.

Для решения такой задачи необходимо использовать систему управления базой данных, которая могла бы содержать индексировать и обрабатывать запросы к записям сеансов видеоконференций между сотрудниками. В целом подобная задача не является особенно сложной. Хранить записи видеофрагментов и текстовой информации способна практически любая современная СУБД, такая как Oracle, Informix или Lotus Notes.

Основные возможности возникают при решении задач по записи и воспроизведению фрагментов видеоконференции. Программа записи должна работать «прозрачно» для пользователей не только по соображениям удобства, но и по психологическим причинам. Каждый сотрудник без исключения должен быть проинформирован о том, что переговоры записываются. Однако, сама процедура никоим образом не должна напоминать о себе.

Для решения данной задачи необходима программа, работающая совместно с программным обеспечением видеоконференций и отслеживающая и записывающая входной и выходной потоки видеоданных. Для воспроизведения сеанса видеоконференции необходимо синхронизировать видеозаписи обоих участников сеанса. Один путь решения - объединить два видеофрагмента в один в ходе процесса записи. Второй - создать программное обеспечение для синхронного воспроизведения двух независимых видеофрагментов.

Наиболее важной целью разработки технических средств групповой работы является создание интегрированной среды работы с удаленными сотрудниками, которая является неотъемлемой частью функционирования сетевой корпорации.

Поставщики услуг и сервиса для сетевых компаний. Возможности для российских специалистов.

Компании, включившие аутсорсинг бизнес-операций как неотъемлемую часть своей структуры, немногочисленны в России. Это связано с немногочисленностью надежных партнеров, слабой инфраструктурой и слабостью международных связей. В основном, заказ сервисных услуг происходит в области поддержки программного и аппаратного обеспечения для средств автоматизации бизнеса. Компаниям, которым необходима интегральная компьютеризированная среда для управления деловыми операциями, заказывают необходимые сервисные услуги и специалистов у компаний - системных интеграторов. Такая форма аутсорсинга позволяет избежать роста собственного штата и найма специалистов для формирования собственного отдела информационных технологий. Распространение подобных деловых отношений возможно в основном в рамках Российской Федерации и бывших союзных стран.

Участие в международных аутсорсинговых отношениях российских специалистов как исполнителей инженерных задач развивается и будет распространяться в дальнейшем. Рассмотрим тенденции развития сетевых форм бизнеса со стороны поставщиков сервиса и услуг для виртуальных корпораций. Подобные фирмы специализируются на поставках какой-либо определенной услуги или сервиса многим фирмам. То есть появляются фирмы-изготовители оборудования, транспортные фирмы, компании, специализирующиеся на дистрибуции и доставке готовой продукции. Положительными моментами такой тенденции являются совершенствование сервисной компании именно в одной определенной операции и возникновении специализации целых регионов. Например, дизайн и инженерные разработки лучше выполняют европейские и североамериканские компании, а производство высокотехнологичной техники устойчиво перемещается в азиатские страны. Однако участие в сетевых корпорациях накладывает одно существенное требование к подобным фирмам: наличие гибкости и при необходимости быстрой и безболезненной перестройки процесса под требования другой фирмы. Прежде всего, это связано с тем, что для достижения устойчивой конкурентоспособности необходимо со сменой контракта быстро переходить на другую линию продукции, а то и выпускать несколько семейств продукции одновременно, обслуживая нескольких заказчиков. Возникающая при этом необходимость налаживания гибкого производства требует высокого развития промышленного производства и технологий.

В связи с этими факторами возникает тенденция в специализации по выполнению отдельных функций производственного процесса не просто отдельных компаний, но и государств в целом. То есть известно, что производить электронную продукцию по готовым чертежам все предпочитают в Юго-Восточной Азии, при этом одна и та же азиатская производственная фирма может выпускать как комплектующие, так и готовую продукцию для таких фирм как Sony, Philips, Panasonic одновременно. Дизайн кузовов автомобилей лучше удается итальянским фирмам, таким как Pinifarina и Bertone. Среди клиентов этих фирм можно найти многих ведущих производителей легковых автомобилей по всему миру от Европы до Кореи. Это неизбежно связано с тем, что у каждой страны есть свои традиции, исторический путь развития, который влияет на специализацию в мире глобальных корпораций.

Из происходящего переустройства процесса и организации производства российские специалисты могут извлечь выгоду и найти свое место в мировой экономике. Известно, что российская инженерная школа - одна из самых лучших в мире. Например, в компьютерном бизнесе российские разработчики программных и аппаратных средств высоко ценятся и охотно приглашаются иностранными компаниями на временную и постоянную работу.

Глава 2. Интегрированная система управления промышленных предприятий России

2.1 Структурные блоки ИСУ и их функции

С середины 90-х годов тема «интегрированных систем управления» (ИСУ) стала присутствовать в теории и практики управленческого учета и планирования крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых в аналогичных западных корпорациях решают вопросы сквозного (от уровня высшего руководства до низовых звеньев управления) учета товарно-материальных и финансовых потоков и выработки единой хозяйственной политики. Однако реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на большинстве российских предприятий оказались более чем скромными. Программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ. Для эффективного применения ИСУ требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная нуждам компании сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Между тем, в подавляющем большинстве менеджмент российских компаний даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеет интегрированная система управления, каковы этапы ее внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого и какой из них наиболее оптимален для их предприятия. Постараемся дать общее понятие, что такое «интегрированная система управления» и зачем она нужна.

Интегрированная система управления (ИСУ) представляет собой комплексный механизм управления компанией, состоящий из следующих основных блоков:

Аналитический блок - система формализованной обработки учетных данных для целей принятия управленческих решений. Аналитический блок ИСУ основывается на модели оптимального бюджетирования.

Учетный блок - система документооборота для информационного обеспечения управленческих решений (управленческий, маркетинговый и финансовый учет).

Организационный блок - структура управления (функции и регламент координации, соподчинения и контроля деятельности управленческих служб) для обеспечения процесса управленческого и финансового планирования.

Программно-технический блок - программный продукт, поддерживающий аналитический, учетный и организационный блоки. Для ИСУ можно использовать адаптированные стандартные пакеты (R/3, BAAN IV, Oracle Applications и пр.).

Подобные документы

Автоматизированные информационные технологии, применяемые в управлении организацией. Формирование системы поддержки принятия решений. Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы. Критерии выбора информационной системы.

дипломная работа , добавлен 29.06.2010


Информационные технологии управления в промышленных комплексах. Технико-экономические характеристики информационной системы "Волгааэронавигация". Информационные технологии, используемые на предприятии. Методы автоматизации управленческой деятельности.

курсовая работа , добавлен 12.12.2008


Понятие и сущность системы управления. Взаимосвязь системы управления в организации. Особенности внедрения эффективной системы управления на современном предприятии. Применение системного подхода. Разработка параметров информационной системы предприятия.

курсовая работа , добавлен 25.02.2015


Понятие и классификация ЭИС. Система управления. Системы обработки данных. Информационные системы управления. Системы поддержки принятия решений. Современные информационные системы обеспечивают оперативность коммуникации и интеграцию участников.

доклад , добавлен 17.04.2006


Исследование особенностей информационной технологии в организациях различного типа. Информационные связи в корпоративных системах. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. Методы сбора, передачи и обработки информации.

презентация , добавлен 09.09.2013


Информационные технологии и информационные системы в экономике и управлении. Внутрифирменная информационная система поддержки управленческих решений. Комплекс прикладных программ для решения задач информационного менеджмента и кодирование информации.

курсовая работа , добавлен 20.05.2009


Анализ системы финансового планирования в условиях внедрения новой системы оплаты труда на примере Санкт-Петербургского института машиностроения. Разработка должностных инструкций специалистов по финансовому планированию и оценка экономического эффекта.

дипломная работа , добавлен 04.10.2011


Общие принципы управления. История возникновения киберкорпораций. Положительные и отрицательные воздействия информационной системы. Бизнес-процессы и информационные системы. Особенности информационной инфраструктуры. Компоненты телекоммуникационных сетей.

курс лекций , добавлен 11.06.2010


Новые возможности, повышающие эффективность использования ресурсов торгового предприятия. Цель внедрения автоматизированной информационной системы. Оценка эффективности перехода на программный продукт "1С8 Управление торговлей", анализ доходности.

курсовая работа , добавлен 10.06.2014


Анализ и синтез системы управления на примере предприятия ООО "Новэм". Построение новой организационной структуры предприятия, система мотивации. SWOT-анализ организации. Сравнение существующей и новой системы управления, оценка ее эффективности.

Внедрение корпоративной ИС, разработанной самостоятельно или приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов . Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором .

Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации , ликвидирует узкие места в управлении. Однако после того как система успешно установлена, "обкатана" в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублируют работу других или вовсе не нужны. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт , желающих переучиваться не так много. Ломка старых навыков и прививание новых - долгий и трудный процесс!

Надо четко понимать, что корпоративная ИС призвана упростить управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой точки зрения можно оценивать пользу от ее внедрения.

Следуя этой логике, становится понятно, что хотя корпоративная ИС предназначена в целом для обеспечения всех пользователей необходимой информацией, управление разработкой и внедрение КИС является прерогативой высшего руководства компании! Понимают ли это руководители?

Здесь тоже приходится бороться с живучими стереотипами. "Зачем мне корпоративная система, если дела на предприятии и так идут хорошо?". "Зачем, что-то ломать, если все работает?". Но ведь ломать-то чаще всего и не надо. На первом этапе нужно лишь грамотно и корректно формализовать и перенести идентифицированные процессы, в рамках которых живет предприятие, в корпоративную ИС. Подобная формализация лишь отточит, отшлифует удачные маркетинговые и производственные находки, оптимизирует процесс управления и контроля и позволит в дальнейшем проводить целенаправленные изменения.

Внедрение новой ИС - сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев для небольших ИС до нескольких лет для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (или приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.

К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения ИС. Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них .

Критически важными для внедрения являются следующие факторы:

• наличие четко сформулированных целей проекта и требований к ИС;
• наличие стратегии внедрения и использования ИС;
• проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как будет";
• планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;
• участие высшего руководства во внедрении системы;
• проведение работ по внедрению ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия;
• регулярный мониторинг качества выполняемых работ;
• быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе ее опытной эксплуатации .

Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:

• максимально формализовать цели проекта внедрения ИС;
• оценить минимально необходимые затраты и статьи расхода;
• установить высокий приоритет проекта внедрения перед остальными текущими проектами;
• наделить руководителя проекта максимально возможными полномочиями;
• провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия с целью довести до каждого важность и необходимость предстоящих преобразований;
• разработать организационные меры для применения новых информационных технологий;
• распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения и опытной эксплуатации .

Необходимо также определить функциональные сферы внедрения модулей информационной системы:

• организационное управление;
• организационно-административное обеспечение;
• управление бизнес-процессами ;
• управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;
• управление персоналом ;
• управление документацией;
• управление материально- техническим обеспечением ;
• управление связями с клиентами и внешней средой.

Кроме того, что перечислено выше, надо задать технологические требования к внедрению ИС:

• системная платформа - внедрение и адаптация готового решения от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим заданием заказчика;
• интегрируемость - данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве; это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность и возможность многократного использования; система может включать в себя вновь разработанные и уже используемые технологии и приложения;
• адаптируемость - система настраивается в соответствии с требованиями заказчика и на особенности информационного поля заказчика;
• распределенность - система может эффективно функционировать в территориально удаленных подразделениях и филиалах предприятия;
• масштабируемость - система может выполняться в виде каркаса, содержащего базовые модули, и дополняться в соответствии с требованиями изменяющейся внешней и внутренней среды.

Основные фазы внедрения информационной системы

Фаза "Предварительные работы по подготовке проекта внедрения ИС" . В ходе предпроектного обследования предприятия ( рис. 8.4) происходит сбор подробной информации о структурном построении организации, функциональных связях, системе управления, об основных бизнес-процессах, о потоках внутри предприятия ( Control Flow , Doc Flow , Data Flow , Work Flow , Cash Flow ), необходимой для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации. Оцениваются сроки, ресурсы, виды и объемы работ, номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств, стоимость обучения персонала и т. д.

Фаза "Подготовка проекта" . После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта:

• формирование проектной и экспертной групп;
• распределение полномочий и ответственности;
• определение организационно-технических требований к процессу внедрения;
• уточнение спецификаций и ожиданий заказчика;
• обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика.

Последний, очень важный момент почему-то часто пропускается при составлении плана внедрения. А ведь от него в огромной степени зависит успех всего проекта! После начала финансирования проект считается запущенным к исполнению.

Фаза "Концептуальная проработка проекта" . В течение этой фазы:

• формируется и утверждается концептуальный проект;
• достигается обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой ИС;
• уточняются и конкретизируются цели и задачи проекта ;
• определяются размеры прототипа системы;
• согласуются укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации , планово-финансовые и отчетные показатели;

При этом все указанные действия в обязательном порядке документируются, согласуются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.

Фаза "Реализация проекта" . Во время проведения основных работ по внедрению создается, устанавливается и конфигурируется системная среда, определяются процедуры системного администрирования, устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения. В системе настраиваются организационно-штатные и организационно- функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как филиал, департамент, отдел, рабочая группа и т. д.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Особенности проектирования информационных систем основанных на базах данных. Использование CASE-средств и описание бизнес процессов в BP-Win. Этапы проектирования современных информационных систем, виды диаграмм и визуальное представление web-сайта.

курсовая работа , добавлен 25.04.2012


Сравнительный анализ гостиничных информационных систем. Анализ и выбор CASE-средств для моделирования бизнес-процессов. Визуальная и математическая модели предметной области, выбор архитектуры и платформы информационной системы, построение базы данных.

дипломная работа , добавлен 20.07.2014


Системы автоматического проектирования. Сравнительный анализ средств для проектирования автоматизированных информационных систем. Экспорт SQL-кода в физическую среду и наполнение базы данных содержимым. Этапы развития и характеристика Case-средств.

курсовая работа , добавлен 14.11.2017


Понятие CASE-средств как программных средств, которые поддерживают процессы создания и сопровождения информационных систем (ИС). Особенности IDEF-технологии разработки ИС. Описание нотации IDEF0. Разработка функциональных моделей бизнес-процесса.

презентация , добавлен 07.04.2013


Обзор принципов построения и эффективного применения систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования. Анализ возможностей методологии и инструментальных средств. Разработка модели бизнес-процессов гостиницы в среде All Fusion.

курсовая работа , добавлен 28.12.2012


Наличие экономической информационной системы. Матрица организационных проекций. Разработка системы базы данных. Современные CASE-средства. Основные этапы разработки информационных систем. Абсолютный показатель и индекс снижения стоимостных затрат.

курсовая работа , добавлен 14.03.2011


Базовые основы разработки программного обеспечения: его классический жизненный цикл, макетирование, стратегии конструирования, модели качества процессов разработки. Применение параллельных алгоритмов и CASE-системы, критерии оценки их эффективности.

курсовая работа , добавлен 07.04.2015


Роль инструментальных средств проектирования в создании информационной системы. Преимущества CASE-средств разработки Bpwin и Erwin, системы поиска, исправления ошибок модели данных Model Validator. Разработка модели процессов документооборота предприятия.

контрольная работа , добавлен 24.06.2012